1、答辯委員會設秘書1名，由答辯申請人導師指定，答辯委員會秘書必須由責任心強、工作認真并具有中級以上職稱人員或在學高年級研究生擔任；
2、在申請人向研究生部遞交《中科院福建物構(gòu)所答辯資格審查表》后，答辯秘書就需就位，參與答辯工作全過程，填寫《福建物構(gòu)所研究生考核及答辯信息表》提交至研究生部，同時負責會議的安排（包括定會議室、投影儀、茶具等）；
3、答辯秘書負責論文送審（送審名單由導師擬定，申請人的導師不能作為評閱人和答辯人，也不再發(fā)放答辯經(jīng)費）。學位論文評閱書的評閱人需本人簽名。有評閱人習慣電子版的，可將評閱書電子版發(fā)給他們，答辯當日紙質(zhì)版補簽字。
海西聯(lián)培研究生一般情況下學校有統(tǒng)一論文送審，請耐心等待對方送審結(jié)果，無需另行評閱。如果送審通過且該生選擇在本所答辯，需將學校方面的評閱意見整理匯總備用。
4、學位論文評閱書收齊后，由答辯秘書匯總形成答辯委員會決議初稿，待答辯委員會修改通過后，正式形成答辯委員會決議書，由答辯委員會主席簽字生效。
5、答辯秘書負責提前3天張貼《答辯通知》，打印答辯委員會表決票[一式多份（等于參加答辯導師數(shù)）]提交到研究生部蓋章，同時請準備好以下材料：
（1）論文評閱情況統(tǒng)計(博士)，注意具體得分為百分制
（2）答辯情況決議書一式兩份
（3）決議意見初稿一式多份（供答辯會上委員討論修改，修改定稿由答辯主席簽字）
6、答辯當日，答辯秘書及答辯人攜帶答辯所需要的論文、材料至少提前半小時到答辯會場，布置會場，并按答辯程序參加答辯會。
7、對答辯過程中答辯委員會的提問、答辯人的回答及答辯委員會決議等情況做客觀、詳細的記錄，并整理到答辯會議記錄上并簽字。
8、答辯秘書沒有表決權(quán)。
9、答辯后，請及時將簽好字的《答辯經(jīng)費發(fā)放表》交財務處報銷。報銷單需研究生部鐘玲老師審核及張婧老師簽字。答辯會照片請發(fā)送至yjs@fjirsm.ac.cn，請備注課題組號。
同時將已簽名完整的《學位論文評閱書》、《中國科學院大學論文答辯情況和學位授予決議書》交答辯人以備其合并其他材料統(tǒng)一送交研究生部。
10、答辯秘書需全程參與“教育業(yè)務管理平臺填報程序”，承擔起答辯秘書的職責，在答辯資格審核、論文評閱、論文答辯等方面進行系統(tǒng)的對應維護直至“答辯通過”。